История зонального архива в Кричеве началась в 1963 году: тогда тут был образован филиал Государственного архива.Сейчас в зональном архиве трудятся 10 человек, 6 из них архивисты. 

Действуют три «отдела» (отделами в архиве их называют условно): использования, обеспечения сохранности и комплектования. Чтобы понять, как много работы выполняется для одного запроса и какие особенности в работе каждого отдела, мы отправились на познавательную экскурсию по учреждению.

Более 500 запросов за текущий год

Работа с запросами начинается в отделе использования. «Вот пришел к нам запрос по определенной информации, – объясняют алгоритм работы архивист Галина Яковлева и ведущий архивист Виктория Кондратенко. – На каждый фонд у нас имеются описи. Мы берем нужную нам опись (к примеру, Кричевского райисполкома), смотрим, какая информация и за какой год нужна, выписываем нужные дела и оформляем заказ, который передается в отдел обеспечения сохранности. Оттуда приходят специалисты, выносят дела. Мы здесь выбираем те, что нам нужны, остальные забирают – здесь мы ничего не оставляем и не храним. В деле находим необходимые документы, делаем справку либо ксерокопию документа и отвечаем на запрос. Срок исполнения запроса – 15 дней, но ситуации бывают разные, и всегда, когда есть возможность, мы стараемся идти на встречу, ускорить процесс».

Архив сегодня востребован не только историками, но и простыми людьми, которым сотрудники помогают решать различные проблемы: например, когда нужно подтвердить стаж работы – выдаются выписки из решений заседаний правлений колхозов, общего собрания колхозников, об установленном минимуме трудового участия, сведения об отпусках по уходу за ребенком, реорганизации предприятий и прочем. Выполняются также запросы на выдачу копий решений и приговоров суда, копий свидетельств о праве на наследство, о передаче земельных участков в безвозмездное пользование для строительства жилья, договоров купли­-продажи, приватизации жилья, о начислении жилищной квоты. Предоставляются выписки их решений городских и районных исполнительных комитетов, сельских Советов депутатов и т.д. За 9 месяцев текущего года в архив поступило около 500 запросов.

«За предоставление архивной информации, касающейся имущественных и наследственных прав, взимается плата от 0,5 до 1 базовой величины. Выдача архивной информации по иным запросам социально-­правового характера осуществляется бесплатно. Гражданин, который желает получить из архива сведения, может написать заявление прямо на месте, имея при себе документ, удостоверяющий личность, или прислать его по электронной почте при наличии электронной цифровой подписи», – рассказывает Виктория Кондратенко.

«Держим руку на пульсе»

Об отделе комплектования нам рассказала ведущий архивист Алеся Васькина. «Здесь у нас есть наблюдательные дела по каждому действующему фонду. В наблюдательном деле содержится вся информация об организации или предприятии, которые предоставляют документы для фонда: как они начинали свою работу, описи тех документов, что есть у нас и у них на местах… Отслеживаем их работу от истоков и по сей день, внося туда необходимые коррективы.

Кроме того, мы курируем и организуем работу ведомственных архивов, помогаем им, оказываем методическую помощь. Следим, чтобы вовремя проводилась научно­-техническая обработка, чтобы в первую очередь не утерять документы, являющиеся частью Национального архивного фонда, сохранить то, что касается нашей истории. Другими словами, комплектуем архив и постоянно держим руку на пульсе. Что мы берем на хранение? Для этого у нас есть специальный перечень, в котором указано, какие документы нужно хранить и как долго».

Святая святых – фонды

И конечно, самая интересная и наполненная часть зонального архива – хранилища, здесь их два. Экскурсию по ним нам провела Наталья Коновалова, главный хранитель фондов. По залам хранилищ растянулись многочисленные высокие стеллажи, заполненные многочисленными связками, папками и коробками. На них – загадочные цифры. Вернее, загадочные они для нас, непосвященных. А для работников архива это самые главные помощники в поиске: номер дела, стеллажа, полки… Одни связки совсем небольшие, в других – десятки дел. На некоторых стоит пометка «ОЦ» – особо ценные.